Läs om Maya Hiort-Soeles erfarenhet som självständig entreprenör som skapat struktur och ordning i sin advisory board med hjälp av BetterBoard Board-portalen.
Kundcase
Maya Hiort-Soele, VD och grundare Maya Soele
Effektiv ledning av advisory board med BetterBoard Board Portal
Maya Hiort-Soele är en självständig entreprenör med erfarenhet från den kommersiella sektorn, hon valde att etablera en advisory board samtidigt som hon startade sitt företag och kopplade det direkt till BetterBoards styrelseportal. Även om det inte finns samma juridiska skyldigheter med en advisory board som med en riktig styrelse, var det viktigt för Maya att ha ett strukturerat förhållningssätt till arbetet. Styrelseportalen har hjälpt Maya att skapa denna struktur från första början; med bl.a. årsredovisning, protokoll, handlingar och mötesdagordning, så att övergången till en riktig styrelse senare skulle bli smidigare.
Passionen bakom Maya Hiort-Soeles entreprenörsdröm är vackra träfigurer som hyllar yrkesutbildningar och yrken. Hennes produkter har redan väckt intresse i branschen, eftersom hon fick beställningar redan innan prototyperna var färdiga och fler butiker står redo att ta emot hennes produkter.
Struktur och säkerhet
För att få struktur kring sin advisory board behövdes en digital lösning. Eftersom Maya Hiort-Soele är aktiv på sociala medier stötte hon på BetterBoard upprepade gånger, men det var faktiskt styrelseordföranden som föreslog plattformen, för att få saker under kontroll från början. Hon upptäckte snabbt att BetterBoard hade ”ordning på torpet” precis som hon själv ville ha till sitt företag.
När vi frågar varför Maya Hiort-Soele valde att använda en styrelseportal redan vid etableringen av företaget och advisory board, svarar Maya:
”Att skapa en plats där alla våra dokument kan lagras säkert och där en struktur kan skapas samtidigt, redan från början, ” säger Maya Hiort-Soele och fortsätter: ”När man startar ett företag finns det många dokument, information och företagsinformation, inklusive känsliga affärsdokument, som måste gå fram och tillbaka. Det var därför viktigt att kunna skapa struktur redan från början. Genom att ha alla dokument säkert förvarade på ett ställe och tillgängliga för alla var det enkelt att skapa överblick och arbeta strukturerat i denna uppstartsfas och fortsätta arbetet med advisory board”.
”När du startar ett företag finns det många dokument, information och företagsinformation, inklusive känsliga affärsdokument, som måste gå fram och tillbaka. Det var därför viktigt att kunna skapa struktur redan från början. Genom att ha alla dokument säkert förvarade och tillgängliga för alla på styrelseportalen var det enkelt att skapa överblick och arbeta strukturerat i denna uppstartsfas och fortsätta arbetet med advisory board” säger Maya Hiort-Soele.
Vad innebär användningen av portalen för företaget?
Detta innebär i första hand att det alltid finns kontroll över handlingar och delning av dessa mellan styrelsen. ”Det blir en naturlig del att komma ihåg att om något rör min styrelse så kan jag dela nya dokument eller information med alla medlemmar med ett enda klick, på så sätt blir kommunikationen helt enkelt enklare”, säger Maya Hiort-Soele.
Även om företaget är relativt nytt, har Maya redan upplevt hur enkelt det är att ta med en ny styrelseledamot på grund av portalens höga grad av användarvänlighet.
När vi frågar Maya Hiort-Soele vilka funktioner hon använder mest är det möjligheten att skapa och läsa protokoll direkt på portalen, bläddra i mötesböcker och bilda sig en samlad överblick med hjälp av årshjulet. Funktioner som alla stödjer de viktiga delarna av att arbeta med produktionsplaner och prototyper i ett nystartat företag. Dessutom är stadgar och bolagshandlingar lättillgängliga och lagrade i en strukturerad lösning, vilket ger en effektiv arbetsprocess enligt Maya.
Skapar styrelseportalen värde för ditt företag?
”Det gör det”, svarar Maya Hiort-Soele direkt. För henne handlar det om att underlätta den dagliga kommunikationen med resten av styrelsen. Styrelseportalen är en ”enkel kunskapsdelnings- och informationsplattform” där du har tillgång till alla dokument som rör företaget på ett och samma ställe. Detta skapar ett effektivt arbetsflöde som också är säkert och som alla har tillgång till oavsett var de befinner sig.
”Det är viktigt för mig att vi inte slösar bort varandras tid när vi ska träffas, så det ger också en trygghet att kunna se förberedelsepoängen och samtidigt ha en överblick över vilka dokument jag behöver läsa innan ett möte”.
Maya fortsätter: ”Det ger mig som ägare sinnesro att det är tydligt att alla runt bordet tar på sig arbetet med mitt företag på allvar – och här är vi tillbaka till det, med att jag också får ’ordning på torpet’ med en styrelseportal”, avslutar Maya Hiort-Soele.
Maya lyfter också fram hur lätt BetterBoard board-portalen är att använda. Det är lätt att skapa struktur, det är lätt att meddela resten av styrelsen när det kommer nya dokument ”Det gör det bara enkelt”, säger Maya Hiort-Soele.
