Som professionell styrelseledamot, där tiden är knapp och struktur är väsentligt, kan man effektivisera sitt arbete med en styrelseportal – och man får den absolut bästa nyttan genom att använda samma portal för alla ens styrelseuppdrag.
Kundcase
Marlene Haugaard | Professionell styrelseledamot
"En styrelseportal som ger enhetlighet och gemensam struktur i styrelsearbetet.''
Marlene Haugaard är en professionell styrelseledamot och arbetar i sju styrelser.
I de flesta styrelser där Marlene Haugaard arbetar används en styrelseportal – i första hand BetterBoards styrelseportal – vilket gör hennes arbete mer strukturerat över de olika styrelserna.
”Det är vettigt när man som jag har majoriteten av allt styrelsearbete jag gör på samma portal”, säger Marlene Haugaard och fortsätter: ”För mig är det lättare att använda samma portal, så långt det är möjligt – igenkännbarheten som finns, i kombination med att man har en enhetlighet i strukturen, gör det väldigt vettigt.”
För Marlene Haugaard är säkerheten som en styrelseportal ger också viktig, speciellt när det kommer till e-post eller Dropbox.
”Enhetlighet och gemensam struktur i styrelsearbetet”
Även om själva styrelsearbetet inte blir lättare eller bättre när man använder en styrelseportal, underlättar möjligheten att ha allt material från bolaget samlat på ett ställe förberedelserna inför nästa styrelsemöte. Det handlar i första hand om att allt material för det aktuella mötet ska vara lättillgängligt, vilket är användbart om du behöver gå igenom tidigare handlingar eller protokoll. ”Just där är portalen helt enkelt så vettig”, säger Marlene Haugaard.
”Det som i slutändan skapar mest värde för mig är att jag har allt samlat på en panel. Att kunna hitta allt material om det givna företaget på ett ställe gör mitt förberedelsearbete enklare. – Min egen tid blir effektivare med en styrelseportal”, säger Marlene Haugaard.
Användningen av portalen
Enligt Marlene Haugaard finns det dock flera aspekter på portalen som underlättar styrelsens arbete.
För det första går det att se hur långt man har kommit i förhållande till förberedelserna inför nästa möte. Du ser tydligt hur mycket du behöver läsa och det är en stor fördel.
Dessutom använder Marlene även dagordningen, där relevanta dokument för den enskilda punkten fastställs, vilket gör att man slipper sitta och rota runt i pärmar.
Även protokollfunktionen, som ger möjlighet att skriva protokollet direkt på portalen under själva styrelsemötet, är användbar och att man i efterhand kan skicka det direkt till alla i styrelsen för underskrift med e-signaturfunktionen gör att styrelsens arbete blir ännu effektivare.
Till sist vill Marlene lyfta fram hur styrelseportalen låter dig skapa en tydlig mappstruktur. Ni har en plats för allmänna handlingar i en gemensam pärm, där arbetsordning, stadgar, årsredovisningar, budgetar och andra grundläggande delar som gäller för just denna styrelse finns samlade. Detta sparar tid och skapar en oumbärlig överblick, speciellt när man arbetar i flera styrelser.
Vad skapar värde med styrelseportalen?
Man kan diskutera hur styrelseportalen skapar värde, då det kan vara väldigt subjektivt. Men säkerheten med att använda en styrelseportal kan bl.a. i slutändan vara värdefullt om något går snett – handlingarna samlas på ett ställe, som man vet är ordentligt och säkert förvarat.
”Det skapar värde för mig som person eftersom jag har den här enhetligheten i mitt styrelsearbete, vilket gör det lättare för mig när jag ska förbereda mig. Själv blir jag mycket effektivare när jag använder en portal, vilket jag egentligen tycker borde gälla alla som använder styrelseportalen – en effektivitet som i slutändan borde lyfta hela styrelsen”, säger Marlene.
Som professionell styrelseledamot är tid en knapp resurs och därför är det bra att effektivisera sitt arbete med en styrelseportal.
Även om Marlene Haugaard känner till både telefonsupport och guider har det aldrig varit nödvändigt för henne att använda dem. Hon föredrar att försöka hitta lösningen själv, vilket också talar för att portalen är väldigt intuitiv att använda – en fördel för många.
