När du arbetar i en styrelse är du en del av teamet. Därför är det avgörande att ha kontroll över sina verktyg. När man arbetar med människor, där effektivisering av tid och säkerhet är en nödvändighet för att lyckas. Det har Michael Staal fått erfara efter sina många år som direktör och styrelseordförande i flera bolag.
Kundcase
Michael Staal | Bestyrelsesformand Wineandbarrels
"Det är så lätt att använda - att du kastar dig direkt in i det"
Michael Staal har en lång karriär i ledningen av flera stora bolag, där han alltid haft ett nära samarbete med styrelsen, där han stundtals har känt brist på förberedelser och att styrelsen ofta legat för långt ifrån verksamheten. Därför låg det inte i korten för Michael Staal att arbeta professionellt i styrelser – förrän för 5 år sedan, när han fick ett erbjudande han inte kunde tacka nej till. Han sa ja – eftersom han visste att han kunde använda sin kunskap och erfarenhet för att vara arbetande styrelseledamot. Det blev snabbt flera styrelseposter och även ett antal ordförandeposter.
Michael Staal blev också snabbt en del av och senare delägare i Boardpartner, som är ett nätverk av erfarna styrelseledamöter.
Michael upptäckte snabbt att om man verkligen kommer igång med styrelsearbetet så kommer man i stor utsträckning närmare verksamheten och har därför möjlighet att göra stor skillnad för företaget. Han tvivlar inte på att struktur och planering är en viktig del av det dagliga livet och särskilt som styrelseordförande vars uppgift bl.a. är att ”orkestrera” styrelsen på bästa möjliga sätt och det är här BetterBoard Board-portalen har varit ett kraftfullt verktyg i flera av hans styrelser.
Styrelsearbete är arbete
Som Michael själv konstaterar: ”Nu gör vi en del av arbetet – vi är en del av teamet, och nu gör vi en insats för företaget. Just som styrelseledamot har du ett enormt ansvar gentemot bolaget, därför är det av största vikt att vi tar vårt arbete på allvar och använder rätt verktyg som både gör det enklare, säkrare och mer effektivt för vårt styrelsearbete,” säger Michael och fortsätter, ”Jag tar styrelsearbetet på allvar, som ett arbete som måste göras”.
Michael Staal poängterar också att om du gör ditt jobb väl som styrelseordförande kan du tillsammans med styrelsen och ledningen öka värdet för företaget både i förhållande till handelsvärdet eller ett eventuellt ägarbyte. Inte för att syftet behöver vara en försäljning eller ett ägarbyte, utan helt enkelt för att någon gång måste ett företag byta ägare. Här är det otroligt viktigt att du har rätt dokumentation i form av registrering av möten, tidigare protokoll och dokumentation av företagets mognad och värde inför ett framtida ägarbyte.
I några av de styrelser Michael suttit i har det ”tyvärr” gått så bra att bolagen blivit så attraktiva att de plötsligt såldes. Michael menar att BetterBoard Board-portalen var ett viktigt verktyg här. ”Det är lätt att kunna ladda ner hela portalen, mötesboken eller annan information som den nya ägaren eller styrelsen kan tänkas önska”, säger Michael Staal.
Varför valde du att använda en styrelseportal?
Michael tvivlade inte alls på att han borde använda ett professionellt styrelseverktyg för sitt styrelsearbete. så att han bl.a. skulle kunna stödja samarbetet mellan styrelsen och ledningen, säkerställa ”ordning på torpet” och samtidigt ge styrelseledamöterna ett enklare och mer effektivt sätt att utföra sitt styrelsearbete.
”Det är inte bara ett verktyg som hjälper samarbetet i styrelsen – utan det kan också främja samarbetet mellan styrelsen och ledningen – och här är styrelseportalen ett bra verktyg för det ändamålet”, säger Michael Staal.
Det är inte bara ett verktyg som hjälper samarbetet i styrelsen – utan det kan också främja samarbetet mellan styrelsen och ledningen – och här är styrelseportalen ett bra verktyg för det ändamålet. Säger Michael Staal, styrelseordförande
En av de saker som Michael Staal värdesätter högst när han använder styrelseportalen är möjligheten att dela information och dokument mellan ledningen och styrelsen – och samtidigt vara säker på att det är krypterat och säkert vid delning och hantering av dokument, där du även har möjlighet att meddela berörda personer. Det gäller både om styrelsen behöver t ex månadsrapportering, information eller annat från bolaget, eller tvärtom när ledningen ska rapportera till nästa styrelsemöte, där de sedan kan dela information med styrelsen direkt via styrelseportalen.
För Michael betyder det i vardagen
Som ordförande får du mycket hjälp till att förbättra nästa styrelsemöte när du använder en styrelseportal, med hjälp av dagordningsmall, möteskallelse och därefter en bra process med protokollfunktionen direkt på styrelseportalen. De som kommer till mötet är också bättre förberedda och som ordförande kan du bl.a. därigenom säkerställa en bättre kvalitet på ditt styrelsearbete.
”Det är så enkelt att använda – att du kastar dig direkt in i det” – säger Michael Staal och fortsätter ”I en styrelse arbetar du med människor vars tid är en knapp och värdefull resurs. Därför är det avgörande att styrelseverktyget är lätt att komma åt. Dessutom får det inte kräva mycket vad gäller uppstart, installation eller tillgång till portalen och även om de har fått guider för att använda BetterBoard-portalen så väljer de faktiskt att inte använda dem, för som de själva säger – det är så lätt att använda”.
Michael är dock också väl medveten om att det definitivt finns en hel del funktioner som han och hans styrelse aldrig använder, då det har utvecklats mycket på portalen sedan de fick den för 3 år sedan tills nu. Därför är han också nöjd med den snabba supporten, enkelheten och användarvänligheten i portalen, tillsammans med de guider som finns på portalen, vilka hjälper honom på vägen med de nya funktionerna.
Michael Staal är alltid öppen för att prata om det värdeskapande styrelsearbetet och du är välkommen att kontakta honom här på LinkedIn.
Michael Staal är även en del av BoardPartner, som med sina studier och verktyg hjälper till att optimera styrelsearbetet i danska ägarledda och familjeägda företag.
