Hur upprätthåller man säkerhet och struktur när man hanterar ansökningar om fondmedel och samtidigt agerar handläggare för flera olika styrelser i ett företag? Anne Christine hittade lösningen i BetterBoard Board-portalen.
Kundcase
Anne Christine | Sekreterare vid Christian Nielsens Stiftelse
"Från utskrift av allt material 4 gånger per år till en digital styrelseportal"
Anne Christine, som har en Ph.D. i molekylär mikrobiologi, behövde en förändring. När tjänsten som sekreterare på Christian Nielsens Stiftelse väckte hennes intresse sökte hon jobbet och har nu varit anställd sedan december 2019.
Det visade sig att hennes bakgrund inom överföring av information i biologiska system inte var så långt från överföring av information i IT-system och hur man kan förbättra denna process. Detta var en av de stora utmaningarna när Anne Christine började som sekreterare på Christians Nielsens Stiftelse som varje år får många ansökningar om investeringar eller stöd.
Investeringar i nystartade företag
Anne Christine, som är länken mellan styrelsen och sökande, gör en ”one-pager” till styrelsen som fattar beslut utifrån det material hon tar fram.
En av Anne Christines första uppgifter var att hitta en lösning för allt material som styrelsen behöver inför ett styrelsemöte. Från att skriva ut stora högar med papper till varje styrelseledamot och skicka USB-minnen med posten bestämde sig Anne Christine för att hitta en säkrare, enklare och miljövänligare lösning för att lagra och dela konfidentiellt material.
”Det tog mig inte lång tid att komma på att det är BetterBoards styrelseportal” som gäller, säger Anne Christine och fortsätter. ”Det ligger i mitt DNA att undersöka saker grundligt – det var därför jag tittade på BetterBoards referenslista och ringde runt till några av deras nuvarande kunder för att höra deras erfarenheter. Alla var överens om att de var nöjda med både användningen av portalen och samarbetet med hela teamet bakom.”
För Anne Christine var frågan inte om de skulle ha en portal, utan snarare vilken leverantör de skulle välja. Efter deras första möte anade hon snabbt vad flera av kunderna sagt – nämligen trovärdighet, och hon upplevde samtidigt hur användarvänlig och intuitiv styrelseportalen var.
En stor fördel har varit möjligheten att skapa samma struktur i portalen som den tidigare mappstrukturen på datorn.
”När man alltid har använt ett system och en metod för informationslagring krävs det mycket för att förändra det. Därför var det en stor fördel för mig att jag kunde skapa samma mappstruktur i styrelseportalen och sedan ladda upp alla mappar direkt. Det är klart att, när jag skulle börja och försökte att ta allt på en gång, var det en allt för stor munsbit. Men med lite hjälp av supporten lyckades vi – och nu är det lätt, säger Anne Christine.
Enklare förberedelser inför styrelsemöten
När vi frågar Anne Christine vad användningen av portalen har betytt för hennes vardag är svaret tydligt: ”Förberedelserna inför styrelsemötena har blivit mycket lättare.” Anne Christine fortsätter: ”Jag har nu möjlighet att göra klart allt inför nästa styrelsemöte i förväg direkt i portalen. En del av våra styrelsemöten handlar ju just om att ta ställning till de ansökningar som kommer in – och de kommer alltid fram till en deadline. Därför sparar det mig tid när jag kan använda portalens funktioner för förberedelserna.”
En av de stora fördelarna för Anne Christine är att det är lätt att använda portalen – de olika funktionerna som utformats specifikt för styrelsearbete gör hela processen enklare. När vi går djupare in i frågan är det bland annat möjligheten att söka globalt i alla detaljer och möjligheten att dra dokument och e-postmeddelanden direkt in i portalen, samt att deras fasta dagordningsmall alltid finns inne i portalen .
Det Anne Christine är mest exalterad över är att en kan skicka dokument direkt för underskrift på deras telefoner. Där hon förr körde ut till de enskilda styrelseledamöterna för att få en signatur kan hon nu skicka den direkt till dem via portalen.
Vilka värden har det skapat för dig och företaget?
Som utgångspunkt var det kanske inte helt tydligt vilket värde det har skapat för Christian Nielsen Foundation eller för Anne Christines arbete. Men det har definitivt blivit lättare för både styrelsen och för henne i vardagen, dessutom är säkerheten i förhållande till förvaringen av sekretessbelagda handlingar också en betydande faktor – så vid närmare eftertanke har det frigjort mycket tid och därmed också värde. .
”Till skillnad från förr då jag bara hade tillgång till alla tidigare handlingar, har hela styrelsen nu tillgång till alla tidigare handlingar.”
”Det har definitivt skapat mer säkerhet i förhållande till att vi arbetar med konfidentiella dokument, som nu hanteras säkert och krypterat. Härnäst är möjligheten att alla har tillgång till alla handlingar och möjligheten till underskrift, vilket vi faktiskt också använder för olika fullmakter utanför styrelsearbetet, säger Anne Christine och fortsätter, dessutom kan vi glädjas åt att vi också blivit mer miljömedvetna, eftersom vi inte längre trycker allt material.”
Hela styrelsen är mycket nöjd – och när man arbetar med människor på olika tekniska nivåer är det en stor hjälp att supporten är redo att hjälpa. ”Vi är glada över stödet – och att det finns där när vi behöver det.”
Varför föll valet på BetterBoard Board Portal?
”Det var viktigt för oss att känna att det fanns bra kemi och att det fanns en vilja att möta våra behov och anpassa några funktioner som vi behövde. Vi är lite av ett företag som drivs av gamla värderingar, där förtroende och trovärdighet är en viktig del av vårt DNA – och efter vårt första möte med BetterBoard kunde vi känna att vi skulle få det som utlovats och att ert företag är grundat på några av samma värden. – ”Vi litar på det du säger.” Avslutar Anne Christine.
Jag skulle definitivt rekommendera det till andra. Hela sättet vi har upplevt onboardingen, efterföljande support och portalens alla funktioner som underlättar mitt arbete i vardagen och att styrelsen dessutom har tillgång till allt inklusive möjligheten att signera handlingarna är en stor fördel för Christian Nielsens Stiftelse .
