Möt Tina Nørgaard Madsen, direktionsassistent på Sindico Group, ett kapitalförvaltningsbolag med fyra divisioner inom wholesale, retail, marknadsföring och affärsutveckling.
Kundcase
Tina Nørgaard Madsen | Direktionsassistent på Sindico Group
Effektiv styrelsestyrning med BetterBoard hos Sindico Group
Tina är administratör på BetterBoard och är ansluten till hela 20 olika styrelser, inklusive huvudstyrelsen i Sindico Group. Hon uppskattar särskilt den igenkännbarhet och översikt som BetterBoard ger henne när hon arbetar med dagordningar, protokoll och dokumenthantering. Detta gör det samtidigt lättare för henne att hjälpa andra styrelsemedlemmar att administrera sitt material och sina signeringsprocesser.
Igenkännbarhet och användarvänlighet med styrelseportalen
Igenkännbarhet och användarvänlighet är avgörande för Tina, ledningen och övriga styrelsemedlemmar, som alla är aktiva i flera styrelser inom koncernen. BetterBoards styrelseportal ger dem möjlighet att samla allt material på ett ställe, som exempelvis företagets grunddata, årsplan och arbetsordning. Detta skapar ett strukturerat och sökbart arkiv som är lättillgängligt för medlemmar, nya anställda, externa styrelsemedlemmar och investerare.
”För mig som administratör är det avgörande att ha igenkänning och överblick, vilket jag får bara genom att logga in på styrelseportalen, varifrån jag kan nå alla de styrelser jag är knuten till”, säger Tina Nørgaard Madsen.
Speciellt en funktion, nämligen e-signatur, skapar verkligen värde för alla våra styrelser. Alla dokument signeras direkt i portalen, vilket effektiviserar arbetsprocesserna för alla.
Daniel Høj, VD och partner i Sindico Group, har också upplevt värdet av BetterBoard Styrelseportalen i de olika styrelser han arbetar i. Han har därför implementerat styrelseplattformen i flera av de styrelser han är medlem av. När man är involverad i flera styrelser ger styrelseportalen möjlighet att behålla översikten bara genom att titta på portalens översiktsvy. Det är enkelt och snabbt att planera möten och hitta relevant material.
”Portalen gör styrelsearbetet enklare, särskilt när man är ansluten till många styrelser. I de fall där man har flera möten samtidigt är det verkligen effektivt och lätt att ha allt samlat på ett ställe”, säger Tina Nørgaard Madsen, direktionsassistent på Sindico Group.
Säkerhet och skydd av dokument
Säkerhet är en högsta prioritet för Sindico Group då många investerare, styrelsemedlemmar och administratörer har tillgång till plattformen. Med BetterBoard uppfylls deras krav på att skydda konfidentiella dokument.
Beslutet att implementera BetterBoard kom från VD Daniel Höjs personliga erfarenhet av plattformen i andra styrelser. Han var övertygad om att det också skulle tillföra värde till Sindico Group att samla allt styrelsematerial på en gemensam portal, varifrån Sindico Group har tillgång till sina 20 styrelser (portaler).
Effektiv hantering av styrelsematerial med BetterBoard
Tina, som dagligen använder BetterBoards styrelseportal för att hantera dagordningar, protokoll och signeringsprocesser, kan inte föreställa sig att utföra sitt arbete lika effektivt utan plattformen. Den ger henne den nödvändiga översikten över kommande möten och tillåter henne att hantera allt material centralt.
”Jag hade helt enkelt inte lyckats så bra i mitt arbete om jag inte hade haft BetterBoard styrelseportalen – att ha ett verktyg som hjälper till att hantera de många styrelserna när det är så komplext som det är här i Sindico Group”, säger Tina Nørgaard Madsen.
Kontinuerligt stöd från BetterBoard-teamet
Sindico Group har också haft nytta av BetterBoards onboarding-program, som har varit fördelaktigt både i uppstarten och löpande. Löpande onboarding kan erbjudas i samband med nya användare eller administratörer eller som en allmän uppfräschning av funktioner för befintliga användare, så att de känner sig mer bekväma med systemet. Supporten från BetterBoard-teamet har varit en positiv upplevelse för Tina, eftersom hon alltid har fått kompetent och snabb återkoppling. Dessutom nämner Tina fördelen med att kunna kontakta BetterBoards support direkt, oavsett om det är via chatt, e-post eller telefon; detta gör det enkelt för användarna att få hjälp när det behövs.
Värdeskapande styrelsearbete med styrelseportalen
För styrelserna i Sindico Group har styrelseportalen från BetterBoard skapat märkbar värde genom att göra allt material lättillgängligt och strukturerat, vilket sparar tid och optimerar förberedelseprocessen. Den visuella förberedelsescoren ger en snabb översikt över hur väl hela styrelsen har förberett sig. Dessutom hjälper ikonfärgerna vid varje dokument samt funktionen ”Mina olästa dokument” även de enskilda styrelsemedlemmarna att identifiera var de ska fokusera sina förberedelser.
Sammantaget har BetterBoard blivit oumbärligt för Sindico Group, eftersom det har bidragit till att skapa ett mer effektivt och strukturerat tillvägagångssätt för styrelsearbetet i en stor och komplex organisation. ”Den översikt som startsidan ger är nästan oumbärlig när man väl har provat den,” säger Tina Nørgaard Madsen avslutningsvis.
