FAQ – Fondlösning

Vanliga frågor

Om du är en del av en fond, antingen i styrelsen eller i administrationen, har du säkert fokus på att göra ansökningsprocessen så smidig som möjligt.

Det leder ofta till frågor om hur BetterBoards fondlösning fungerar. Här hittar du svar på några av de vanligaste frågorna om vår digitala lösning. Du kan läsa mer om uppstart, funktioner, säkerhet, pris, drift, support och hur fondlösningen kan stödja arbetet i er fond. Vår lösning hjälper er genom hela processen – från att ansökan kommer in och granskas, till dess att den blir beviljad eller avslagen.

Förhoppningsvis ger denna FAQ dig svar på några – eller kanske alla – dina frågor. Om du vill ha mer utförlig information, använd kontaktformuläret längst ner på sidan, så återkommer vi till dig så snart som möjligt.

Uppstart

  • Vad är en fondlösning från BetterBoard?
    BetterBoards fondlösning är en digital plattform som samlar ansökningar, administrationen av dem och styrelsearbetet i er fond – allt i ett system. Lösningen gör det enkelt att hantera ansökningar, bedömningar och utdelningar – säkert, effektivt och överskådligt.
  • Kräver lösningen installation?
    Nej, fondlösningen är 100 % molnbaserad. Den kräver ingen installation och fungerar på dator, surfplatta och mobil. Så länge du har en internetanslutning har du alltid tillgång till lösningen.
  • Är det en lång process att komma igång med en fondlösning?
    Processen är både snabb och enkel. Vi behöver vissa uppgifter – om ägarförhållanden, administratörer och den information ni vill att sökande ska lämna i samband med en ansökan. När vi har det är er lösning normalt klar inom en arbetsvecka.
  • Vad kostar en digital fondlösning från BetterBoard?
    Priset beror främst på antalet ansökningar och nivån på utdelningarna. Vi utgår från fondens aktivitetsnivå – så att både mindre och större fonder kan dra nytta av en professionell digital fondlösning.
  • Vilken typ av fond passar fondlösningen för?
    Lösningen passar både allmännyttiga och kommersiella fonder, oavsett storlek – från familjefonder till fondstyrda projekt och utdelningar.
  • Hur får vi tillgång till lösningen?
    BetterBoard sätter upp fondlösningen åt er, inklusive formulär, e-post m.m. För att ge er tillgång behöver vi bara en eller flera administratörer som vi kan koppla lösningen till. Administratörerna kan sedan skapa fler interna användare och tilldela rätt åtkomstnivå. Sökande behöver inte registreras manuellt – de läggs till automatiskt när ansökningar skickas in.
  • Hur kommer vi igång med fondlösningen?
    Kontakta oss för ett kostnadsfritt samtal om er fonds behov. Ni kan bli uppringda när det passar, få en prisbedömning eller boka ett möte där vi ger en praktisk demonstration.

Funktioner

  • Vilka funktioner ingår i BetterBoards fondlösning?
    Den omfattar bland annat skräddarsydda ansökningsformulär, styrning av ansökningsperioder via länkar, sortering och intern kommunikation kring ansökningar, e-signatur (inklusive MitID), legatarförteckning, styrelseportal och mycket mer. Hela processen kring fondansökningar och hur de hanteras i er fond är inbyggd i lösningen.
  • Kan man hantera ansökningsflödet och flera utdelningar i samma portal?
    Ja. Det går att skapa ett ansökningsformulär per ändamål eller projekt som man vill stödja. Varje formulär genererar en länk som kan placeras på fondens webbplats. Länkarna kan aktiveras eller inaktiveras i takt med att ansökningsperioder öppnas eller stängs, och de inkomna ansökningarna kan grupperas efter ändamål eller projekt.
  • Hur hanteras mottagna ansökningar i relation till GDPR?
    Lösningen innehåller en GDPR-funktion som automatiskt raderar data när de inte längre får lagras. Ansökningar som resulterar i avslag raderas snabbt, medan godkända ansökningar lagras under längre tid.
  • Kan styrelsen använda samma lösning för möten och protokoll?
    Ja, BetterBoards fondlösning inkluderar en fullständig styrelseportal där styrelsen kan hantera möteskallelser, dagordningar, protokoll och e-signaturer. Ansökningar kan kopplas till dagordningen för de specifika möten där de ska behandlas.
  • Hur fungerar ansökan och kommunikationen med sökande i fondlösningen?
    Sökande ansöker via ett skräddarsytt formulär som är utformat för ett specifikt ändamål, projekt eller stipendium. I praktiken skapar BetterBoard en länk till formuläret som kan placeras på er fonds webbplats. På så sätt kan sökande ansöka direkt hos er. När ansökningarna skickas in samlas de automatiskt i BetterBoards fondlösning, där de kan sorteras och kopplas till ett specifikt möte. Styrelsen kan därefter bedöma vilka ansökningar som ska beviljas. Systemet hanterar även kommunikationen med de sökande och skickar automatiskt mejl under processens gång – exempelvis bekräftelse på mottagen ansökan samt besked om avslag eller beviljande.
  • Har alla användare samma rättigheter?
    Om alla interna användare är registrerade som administratörer har de samma rättigheter och kan utföra samma uppgifter. I praktiken rekommenderar vi dock att använda olika åtkomstnivåer beroende på användarens roll. Till exempel kan endast administratörer koppla en ansökan till ett styrelsemöte samt godkänna, avslå eller fastställa slutligt belopp. Vi rekommenderar generellt att ha minst två administratörer i en fond, så att det alltid finns en backup. Åtkomstnivåer tilldelas och kan ändras av administratören.

Säkerhet

  • Hur lagras och skyddas data i fondlösningen?
    All data lagras i en säker och krypterad digital lösning med tvåfaktorsinloggning och 256-bitars kryptering. Det innebär att administratören, eller administratörerna – det kan enkelt vara fler än en – har full kontroll över vem som har tillgång till lösningen.
  • Får vi support och onboarding i fondlösningen?
    Självklart. Har ni dagliga frågor erbjuder vi svensk support via chatt, e-post eller telefon. Tidigt i processen erbjuder vi onboarding för både styrelse och administrativ personal i er fond, vanligtvis via Teams. Vi ser till att alla inblandade blir väl förberedda så att arbetet i lösningen kan starta så snabbt som möjligt.
  • När jag köper en lösning från BetterBoard, vem ser då till att den fungerar?
    Vårt utvecklingsteam i Kolding ansvarar för den tekniska delen av lösningen. De hanterar utveckling av nya funktioner, men också felsökning och nödvändiga säkerhetsuppdateringar som rullas ut dagligen.

Kontakta oss

Behöver du hjälp?

Vårt supportteam står redo att hjälpa dig med din fondlösning. Du kan kontakta oss via e-post, telefon eller chatt under öppettiderna:
Mån–tors: 08:00–16:00 · Fre: 08:00–15:30.

  • support@betterboard.dk
  • +45 53 54 53 21
  • Chatta med oss